Tu empresa necesita una newsletter ¡y lo sabes! Consejos para organizar tu newsletter corporativa

En realidad, necesita mucho más que una newsletter. Necesita un sistema de comunicación recurrente por email con sus clientes reales y potenciales. Para que se acuerden de que existes y tengan en mente. Para posicionarte como quien puede solucionar su problema.

Si eres autónomo o tienes una empresa, ya vendas productos o servicios, tienes una base de datos de emails de tus clientes, como mínimo.

Es posible que, además, tengas una lista de los correos electrónicos de antiguos clientes (que ya no lo son) o de personas o empresas que te han pedido un presupuesto o información sobre un determinado producto o servicio.

También es muy posible que no estés haciendo nada con esa información. Es decir, que no estés comunicándote con esos clientes actuales y potenciales por email.

En los últimos años hemos asistido a un auténtico boom en las redes sociales. Parecían un canal perfecto para llegar masivamente a los posibles clientes. La realidad es otra: habitualmente el mensaje queda diluido entre un montón más de mensajes, más o menos parecidos.

Mientras tanto, tenemos una forma mucho más directa y óptima de comunicarnos con personas y empresas que, de un modo u otro, han manifestado interés en nuestros productos y servicios.

Ojo,  no digo que las redes sociales no sirvan, en absoluto (más bien son complementarias). Pero la relación por email tiene otras ventajas, como que es más íntima y privada.

Pero, ¿por qué me interesa mantener el contacto por email con mis clientes potenciales y reales?

Piénsalo bien: qué mejor manera de que alguien te tenga en su pensamiento que teniendo una especie de cita recurrente.

Una persona que se acostumbra a ver el nombre de tu empresa en su bandeja de entrada es una persona que se puede acordar de ti en el momento en que necesite solucionar algo en que puedas ayudarle.

Un ejemplo súper sencillo lo tenemos en las propias empresas proveedoras de herramientas para lanzar emailings, newsletters etc. Sí, MailChimp, Mailrelay, Acumba Mail, GetResponse etc publican contenidos con consejos para triunfar en email marketing. Y no lo hacen por amor al arte, no. Lo hacen para educarte en el sector, para ayudarte a mejorar. Porque cuanto mejor sea tu experiencia con ellos, más contento estarás y más les recomendarás.

Y esto es válido para cualquier sector.

Sólo necesitas una lista de emails (da igual lo grande o pequeña que sea) y temas o puntos de conexión que puedes aportar a tus clientes.

La newsletter corporativa es otra forma de hacer marketing de contenidos

Seguro que has leído por ahí lo importante que es practicar el marketing de contenidos para atraer clientes.

El marketing de contenidos no es más que ofrecer contenidos relevantes para tus clientes (potenciales o reales) y que además les invita a usar / comprar / consumir tu producto.

El concepto está muy de moda, pero no es que sea precisamente nuevo.

Muchos fabricantes alimenticios llevan décadas usándolos. Fíjate en el envase de la levadura para postres y encontrarás recetas desde hace años. La cosa hoy se ha sofisticado, pero la idea es la misma.

Igual que cuando el mecánico de coches te aconseja sobre cuándo cambiar el aceite del coche: te da información útil para evitar averías y al mismo tiempo te invita a ir a su taller.

Que la newsletter sea marketing de contenidos significa que debemos verlo como algo estratégico, algo que se planifica y que no se debe dejar al azar.

En ese sentido, hay que tener un calendario para planificar qué contenido vamos a enviar y cuándo.
El trabajar a varios meses vista nos ayuda mucho a la hora de gestionar los contenidos. Por ejemplo, si tengo una gestoría a primeros de año puedo pensar en enviar consejos para rellenar el modelo 340, mientras que en mayo puedo hablar sobre la declaración de la renta. También se puede prever cuándo se va a enviar la felicitación de Navidad o determinadas campañas promocionales.

Errores frecuentes en las newsletters corporativas

El error más común de las empresas que quieren lanzar una newsletter es no ver esto como marketing de contenidos y, por tanto,

• No tener una estrategia a medio / largo plazo
• Hablar sólo de ‘noticias’ y productos de la empresa, pero sin aportar valor

Cómo no debe ser una newsletter

• Una newsletter no debe caer en el ‘ombliguismo corporativo’. Es decir, no envíes una newsletter para hablar sólo de ti y de lo guai que es tu empresa. Pon a tu cliente en el foco y envíale info práctica o consejos que sean útiles para él.

• Una newsletter no es un anuncio. En una newsletter se pueden ‘anunciar’ y contar cosas, pero no es un anuncio en el sentido tradicional de la palabra. Una newsletter tampoco es un catálogo de productos o servicios, debe contar algo que enganche. Ten muy presente la regla del 20/80 a la hora de planificar los contenidos. Sólo el 20% de los contenidos debería ser puramente comercial. Enviar promociones e información comercial a diestro y siniestro sólo cansará a tu lista de contactos, que ignorarán tus emails o querrán darse de baja.

• Una newsletter corporativa no es de obligada lectura, ni siquiera para los clientes. Por eso, el proceso para darse de baja debe ser visible y sencillo. ¡Sin trampas y con total transparencia!

 

¿Cada cuánto tiempo debe lanzarse una newsletter?

Lo primero que le digo a una empresa que quiere lanzar una newsletter es: ¿qué capacidad tienes de generar contenidos?

Dicen por ahí que hay que compartir al menos un contenido a la semana. Pero, claro está, ese contenido hay que pensarlo, escribirlo y plasmarlo… Vamos, que lleva su tiempo y esfuerzo.

Pienso que siempre hay que poner la importancia en la calidad que en la cantidad.

Si el contenido es bueno, quizás es mejor publicar una vez al mes… a publicar todos los días algo que no aporte nada.

Por otro lado es clave que la empresa se sienta cómoda con la periodicidad de la newsletter porque tan importante como la calidad es la constancia y la perseverancia. El ritmo debe sostenerse en el tiempo.

¿Estás pensando en tener tu propia newsletter corporativa y necesitas consejos sobre qué temas abordar y cómo hacerlo? ¡Pregúntame!

¡Me interesa!

¿Me conviene externalizar las funciones de marketing de mi empresa?

Tienes una empresa o negocio. Y no llegas a todo. Ni puedes saber de todo. ¿Es el momento de subcontratar? ¿De sacar fuera, por ejemplo, las tareas de comunicación y marketing? Una de las dudas más frecuentes en autónomos y empresas es cuándo externalizar determinados tipos de servicios. Y los temas de comunicación y marketing son a menudo encargados fuera de la empresa, pero ¿cuáles son las ventajas? ¿Y los inconvenientes?

Como profesional de comunicación, por supuesto considero que todo lo relacionado con la comunicación tiene una gran relevancia en las empresas y sus resultados, por lo que a la pregunta de si conviene o no externalizar no encuentro una respuesta válida para todo el mundo. No, el café para todos, definitivamente no existe.

Tradicionalmente, las funciones de comunicación de una empresa se delegaban en algún personal con funciones administrativas. Y las de marketing, en el jefe de ventas. De hecho, aún hoy es muy frecuente que autónomos y pymes trabajen un poco a ciegas, sin los beneficios de contar con un plan de marketing y comunicación como mínimo a un año vista.

Evidentemente, no todas las empresas pueden contar en plantilla con un periodista, un diseñador etc. Quizás tampoco lo necesitan, o, en cualquier caso, no creen hacerlo.

Lo cierto es que la comunicación, el diseño y el marketing a menudo son disciplinas transversales que son olvidadas. 

¿Utilizas tarjetas de visita? ¿Tienes una página web? ¿Acudes a una feria? ¿Tienes un catálogo de productos? ¿Lanzas periódicamente ofertas comerciales? ¿Dispones de una presentación en Powerpoint de tu empresa o negocio? ¿Lanzas una newsletter?

Todas las empresas, en mayor o menor medida, tenemos este tipo de necesidades.

Y, créeme, que algo esté bien pensado, concebido, escrito y diseñado se nota.

A menudo, cuando he empezado a participar en un proyecto, con sólo implantar un poco de coherencia y diseño en la papelería corporativa y hacer modificaciones en los textos y las imágenes de la página web he conseguido que, en apenas unas semanas, la empresa o el proyecto diese una imagen totalmente distinta, más profesional y de calidad. Y eso el mercado lo valora. Por la misma razón que no estás dispuesto a pagar 50€ por una blusa en un mercadillo en la playa, pero sí en una tienda en el centro de la ciudad.

Externalizar el departamento de marketing y comunicación de mi empresa: sí, pero…

En general, todas las empresas tenemos necesidades recurrentes de comunicación y marketing. La periodicidad varía: hay para quien esta necesidad es continúa, aunque para la mayoría de negocios es algo más puntual en contadas ocasiones del año.

Entonces, ¿merece la pena contar con la colaboración de un buen profesional externo para la comunicación y el diseño?

¡Por supuesto! Pero sin perder el foco. Un profesional externo, es eso: externo. Puede ser un colaborador muy estrecho, pero no es un miembro al 100% de tu equipo ni de tu empresa. 

Eso significa que hay ciertas limitaciones:

• No conoce la empresa a nivel interno con tanta intensidad
• No siempre estará disponible para cuestiones inmediatas o urgentes
• No suele disponer de la información necesaria para pensar a medio o largo plazo, sino que se limitará a trabajar a demanda (salvo que le pidas una consultoría o asesoría)

 ¿Qué quiero decir con esto? Que no deberías dejar la comunicación de tu empresa por entero en manos de un externo, sino que, desde el interior de la compañía, hay que ser proactivo.

Planificación: la fórmula ideal para trabajar con colaboradores externos en marketing, comunicación y diseño

En la época actual, la competencia es dura y la forma en que las empresas se comunican se ha sofisticado. Tenemos retos que hace veinte años ni nos planteábamos: las empresas tenemos que contar cosas, compartir en redes sociales, comunicarnos por email o video etc.

Considero que el liderazgo en materias de comunicación y marketing siempre debe estar dentro de la empresa. Si es posible, que se ocupe una persona que sepa de ello y no comparta estas tareas con otras, como la gestión de los recursos humanos o administración etc.

También es clave que la empresa trabaje con una mínima planificación en marketing y comunicación.

Por ejemplo, hay que prever determinadas acciones:

• Si vamos a enviar una felicitación navideña
• Si vamos a participar en una feria
• Si vamos a lanzar promociones al año y en qué momentos (Black Friday, San Valentín, eventos sectoriales) y de qué manera

Éstos son sólo algunos ejemplos: dependiendo de la actividad y el tipo de empresa las necesidades cambian muchísimo y es importante analizarlas y organizarlas de modo ordenado.

Una vez determinadas estas necesidades, es mucho más fácil gestionarlas con un buen equipo de colaboradores externos.

Especialista en redacción o copy

¿Sabías que en las agencias de publicidad se trabaja tradicionalmente con equipos de dos personas, un diseñador y un copywriter? Redactar es muy importante. No me refiero sólo a escribir bien, sino también a encontrar las palabras y el tono adecuado en función de a quién nos dirigimos. Tanto para comunicación impresa como digital, necesitas un perfil que te ayude a optimizar los textos.

Algunos ejemplos de temas en los que te puede ayudar un redactor:

• Mejorar tu página web y optimizar los textos para la conversión / venta
• Escribir textos para tu blog corporativo
• Escribir emails de venta o newsletters
• Redactar los textos de un folleto o catálogo
• Ayudarte con los textos de tu presentación corporativa o de ventas

Diseñadores

Y lo pongo en plural como el diseño se ha vuelto complejo y no siempre necesitas un único perfil de diseñador, sino que te pueden hacer falta varios. Por ejemplo:

• Diseñador web para rediseñar o mejorar la página web corporativa
• Diseñador web para hacer una landing page o página de ventas
• Diseñador para folletos, flyers promocionales etc.
• Diseñador para banners, infografías etc.
• Diseñador de gran formato para stand de eventos, cartelería etc.

Ten en cuenta que NO todos los diseñadores son copywriters. Algunos profesionales sí que damos de forma unificada estos servicios para que sea más cómodo para ti, pero ten en cuenta este detalle: si el diseñador no es copy, te pedirá los textos finales a ti.

Gestor de redes sociales

Si tu empresa tiene presencia en redes sociales ya sabes que, sin duda, es un tema bastante absorvente. 

Además, hay que tener en cuenta que las personas cada vez usamos más las redes sociales como canal de atención al cliente o línea directa de comunicación con las empresas y marcas.

Por eso, considero que esta tarea, si se delega, debe gestionarse como una labor en equipo entre el profesional externo y alguien interno. Por ejemplo, puede haber consultas sobre promociones, productos o servicios. 

Por otro lado, el gestor de redes sociales o Community manager externo puede dar ese plus de vida a las redes compartiendo imágenes simpáticas, quotes etc.

Pero, ¡ojo! Como en todo, la presencia en redes sociales requiere tener una estrategia definida previamente…

¿Pensando en externalizar algunas tareas de marketing y comunicación de tu empresa? Ahora ya tienes más datos. Y, sobre todo, no lo mires como algo puramente económico. Una buena imagen corporativa, una buena página web, una buena estrategia en email tienen retorno. ¿Quieres que te cuente más cosas? Sólo tienes que invitarme a un café ;P

¡Me interesa!

¿La gente entiende lo que quiere entender? ¿O es que no estás comunicando de forma clara?

Hace poco estaba esperando para ser atendida en la recepción de un céntrico hotel. Delante de mi estaba haciendo el check-in una pareja joven. Ellos habían llegado en coche y su primera pregunta al personal de recepción fue confirmar que podían dejar su vehículo en el parking del hotel todos los días de su estancia por un precio cerrado (27€), tal como habían ‘leído’ en una popular página de reserva de hoteles.

La persona que estaba en recepción les contestó que por supuesto podían dejar el coche en el parking del hotel, que efectivamente no era necesario reservarlo, que el precio era el que habían visto en la web, peeeero (siempre hay un pero, ¿verdad?) que el precio era por día. Es decir, que cada día que su coche permaneciese en el parking del hotel debían pagar 27€.

Finalmente, el asunto quedó aclarado y la pareja finalizó su check-in. Cuando se fueron, mientras yo aún esperaba para ser atendida, la persona que había atendido a la pareja comentó a su compañera: ‘Es que la gente entiende lo que quiere entender’.

¿Es esto verdad? ¿Entendemos lo que queremos?

Probablemente sea así a veces. De hecho, conozco la página de reserva de hoteles en cuestión (la que mencionaba la pareja joven de la anécdota), he utilizado sus servicios y considero que la información relativa a las condiciones de uso de los parkings de los hoteles es bastante clara y concreta.

Pero no siempre es así.

De hecho, recientemente he tenido ocasión de comprobarlo en la redacción de un texto para un sorteo de un ecommerce. 
El ecommerce quería sortear un producto concreto para promocionar la tienda. Sin embargo, tras hacer la comunicación se dieron cuenta de que prácticamente todas las personas que participaban daban por hecho que elegirían su premio entre todos los productos disponibles en la tienda en caso de ser los afortunados.

¿Qué había ocurrido? ¿Por qué el malentendido? Tras leer el texto de la comunicación del sorteo me di cuenta de que la confusión venía de una frase concreta. Era, sencillamente, que el texto inducía a error.

Esto ocurre con demasiada frecuencia, sobre todo cuando no valoramos la importancia de los textos o tenemos mucha ‘prisa’.

Ay, la prisa… Es un gran mal hoy en día y especialmente en comunicación y marketing. Tenemos tanta prisa que a veces no leemos una segunda vez lo que escribimos. En un blog, en un email, incluso en una promoción.

2 pequeños tips para revisar tus comunicaciones y que se entienda bien lo que quieres decir

• Concrección. No es un concurso de redacción al párrafo más largo y mejor hilado del mundo. Tampoco es una competición de metáforas o figuras literarias. Ve al grano. Sin miedo. Con frases cortas, concisas y claras.

• Lee una vez, dos veces, tres veces. Haz que lo lean otras personas. Dejar reposar los textos. Retomarlos. Releerlos. Hacer que personas ajenas a nosotros y a nuestro negocio los lean. Como decía antes, no se trata de ganar un premio literario (aunque no es incompatible) sino de no perder el foco y recordar que estamos intentando contar algo. Ese algo pueden ser nuestros servicios, por qué estamos ahí o por qué me tienen que elegir a mi y no a otro. No creo que nadie puede decir que esa información es irrelevante o que no tiene importancia. ¡Tiene toda la importancia!

La creatividad y la calidad necesitan mimo y tiempo, pero os aseguro que también se notan y los clientes saben apreciarlas.

Todos, todos los textos son importantes: los de la página web, las publicaciones de Facebook, los folletos y catálogos... Así que éste es mi consejo para todos los que queráis comunicar algo sobre vuestros proyectos o negocios: ¡tomaros un tiempo! O, si habéis subcontratado a algún especialista en copywriting los textos, genial, pero tampoco le presionéis.

¡Me interesa!