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5 cosas que estás haciendo mal en el diseño de tus documentos corporativos (y cómo evitarlas)

5 cosas que estás haciendo mal en el diseño de tus documentos corporativos

Ya seas una pequeña tienda on line o un profesional independiente que ofrece sus servicios seguro que tienes algunos documentos que sueles utilizar y para los que has desarrollado un modelo o plantilla: por ejemplo para hacer tus presupuestos o facturas, una plantilla para enviar eMails…

¿Que no tienes nada de eso? Bueno, pues acabas de descubrir la primera de las cinco cosas que estás haciendo mal respecto a tu papelería corporativa. 

Error #1: No tener plantillas o diseños predefinidos
Sí, no tener plantillas o diseños predefinidos para tu documentación corporativa es tu primer error fatal. Es el caldo de cultivo para que cada propuesta, presupuesto o factura sean diferentes.
Es decir, el caldo de cultivo para la incoherencia. 
Además, piensa en la cantidad de tiempo que pierdes cada vez que quieres hacer un documento de ese tipo. Si ya lo tienes diseñado y pensado al detalle con antelación, sólo tendrás que centrarte en esa propuesta o factura concreta que estás haciendo, minimizando errores, despistes, erratas etc.
El primer paso es analizar cuáles son tus necesidades. Piensa que la papelería corporativa abarca muchos tipos de documentos, tanto en papel como digitales (y a veces incluso ambas cosas): presupuestos, informes, presentaciones, facturas…

Error #2: No usar tu logo correcto (sin distorsiones)
¿Quién no ha tratado de encajar como fuese su logotipo en un espacio concreto, aunque para ello haya tenido que distorsionarlo?
Es un error muy grave que puede arruinar tu imagen profesional. Hay que respetar sí o sí las proporciones de un logo y utilizarlo en un tamaño legible. Siempre y sin excusas.

Error #3: Usar determinados tipos de letra (y sí, la Comic Sans está entre ellas)
¿Eres fan de la Comic Sans y otras tipografías manuales? Tengo una mala noticia para ti: por muy monas, cool y diferentes que te parezcan no son una buena idea. 
 Un diseñador profesional jamás las usaría.
Y tú quieres que la imagen de tu empresa o la tuya propia sea lo más profesional posible.
Así que, aunque te duela, tienes que emplear tipografías de otro tipo, valores seguros (que por algo son tan populares y utilizadas). Si quieres usar alguna tipografía diferente hazlo para una palabra o frase corta, nunca para un texto largo.

Error #4: No tener en cuenta el uso del documento
A veces olvidamos que vamos a leer un documento en el ordenador. O que vamos a imprimirlo.  O a veces hacemos incluso ambas cosas.
La línea que separa el papel del píxel es cada vez más fina.
Un presupuesto o un informe probablemente se envían por eMail o Dropbox o WeTransfer y en un primer vistazo lo revisaremos en una pantalla (ya sea al del teléfono o la del Smartphone). Pero también es altamente probable que ese documento sea impreso (aunque por suerte esto es cada vez menos frecuente).
Lo que quiero decir es que debes tener en cuenta cómo se va a usar y consultar el documento. Ponlo fácil. No envíes ladrillos ilegibles, que haya espacios y aire, que el tamaño de la letra sea cómodo de leer (incluso para quienes usan gafas)…

Error #5: No escuchar a tus clientes y proveedores… O a ti mismo.
¿Te suelen decir que no encuentran el número de factura? ¿O que no ven la dirección de tu página web? ¿Tú mismo olvidas una y otra vez cambiar la fecha de los documentos porque está en una ubicación que no la encuentras ni tú mismo?
Bueno, tener plantillas no significa que no haya que revisarlas.
De hecho, te aconsejo que las revises en dos situaciones:
  • Una vez al año, para plantearte mejoras estéticas y de usabilidad. Yo misma lo suelo hacer en agosto, que es una época de menos trabajo para mi.
  • Cuando notas (o te hacen notar) que un error se repite varias veces o que hay partes confusas o poco claras.
Recuerda que todo documento debe estar pensado, escrito y diseñado para que lo entiendan otros, no para que te entiendas tú contigo mismo…

Dedica unos minutos de tu tiempo a pensar en esto porque es verdaderamente importante. 
¿Qué imagen están ofreciendo de ti tus documentos corporativos? ¿Qué puedes hacer para ofrecer una imagen más profesional?

Te lo cuento en mi Guía 8 puntos imprescindibles para tener (y ofrecer) una imagen más profesional, la guía práctica para profesionales independientes, autónomos y pymes que, además de ser buenos, quieren parecerlo. ¡Hazte con ella ahora mismo y empieza a mejorar tu imagen!

Soy marketera todoterreno con altos conocimientos en diseño gráfico y web y copywriting. Ayudo a empresas a comunicar mejor sus soluciones, servicios y productos, eventos, acciones de RSC o ideas.

Laura Sánchez | Marketingytal
Bilbao, Bizkaia

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