Organizar la semana para ser más productivo + plantilla imprimible gratis

Plantilla imprimible gratis para organizar la semana y ser más productivo

Estamos todos de acuerdo: el día tiene sólo 24 horas.
De esas horas, necesitamos unas cuantas para dormir y otras se nos van entre alimentarnos, vestirnos, desplazarnos...
En teoría, dedicamos al trabajo 8 horas de nuestro de lunes a viernes.
Digo en teoría porque a menudo son muchas más, especialmente cuando tienes un negocio propio o proyectos personales que pueden ser al margen de tu trabajo como asalariado.

Por mucho que lo trates de estirar, las horas son las que son.Y por eso es tan importante saber gestionar bien el tiempo propio.

Lamentablemente esto no es algo que nos enseñan en la escuela ni en la Universidad. Pero sí es algo que podemos aprender.

¿Qué es eso de la productividad laboral?

Confieso que no me gusta mucho el concepto de productividad. Siempre lo he relacionado, probablemente debido a que era la opinión mayoritaria en las empresas en las que he trabajado, con la cantidad de tareas hechas.
O lo que es lo mismo: hacer muchas cosas, muy rápido. La calidad no importa.
Pero la calidad importa y mucho.

Así que podemos decir que la productividad en realidad es realizar una serie de trabajos o tareas programadas en el menor tiempo posible, manteniendo una media de calidad.

Productividad no es hacer mil cosas en plan chapuza pero en tiempo récord.
Productividad no es estar todo el día disponible al teléfono ni estar sentado delante del escritorio hasta las diez de la noche ni enviar emails a las dos de la madrugada...

Productividad es, al final del día, haber realizado las tareas que tenías programadas para ese día. A pesar de los fuegos que puedan haber surgido. Productividad es cumplir los plazos; tanto los de los demás (como los de los clientes) como los propios...

Las claves para ser productivos son dos: distinguir lo importante de lo urgente y saber evitar los ladrones de tiempo.

Parece sencillo, pero no lo es tanto...

Está en la naturaleza humana el procastinar, es así. El dar rodeos y vueltas para evitar hacer esa tarea que no nos gusta y postergarla hasta que ya no podemos hacerlo más... Cuando lo ideal sería enfrentar esa tarea para poder olvidarla cuanto antes ;P

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¿Eres de los que te pasas el día 'apagando fuegos'? 
Para. Deja de echarle la culpa a que tus clientes son unos desorganizados o que las cosas surgen cuando surgen.
Tienes una parte de responsabilidad: tú debes tener el control de tu tiempo. 
Planificar no es nunca una pérdida de tiempo: todo lo contrario, ayuda a organizar las tareas, a marcar objetivos, fechas y plazos... Y el trabajar de esta manera ayuda a reducir los fuegos y las urgencias que aparecen como de la nada.

¿Los ladrones de tiempo te acosan? Bienvenido a la era digital. 
Hoy en día tenemos más distracciones que nunca. Chequeamos la bandeja de correo electrónico cada cinco minutos. Nos dejamos interrumpir constantemente por teléfono. Tenemos abiertas las redes sociales en el ordenador o activadas las notificaciones en el teléfono.
¿Te suena? Bueno, pues en este escenario...
  • Es muy difícil alcanzar un nivel óptimo de concentración
  • Es prácticamente imposible acabar una tarea comenzada
 Como te estarás imaginando esto no es muy bueno para tu productividad...

Gestionar las tareas en el día a día para ser más productivo

Lo primero es aprender a distinguir lo urgente de lo importante y planificar en base a ello.

¿Te acuerdas cuando estabas en el colegio y muchos compañeros hacían un trabajo justo la tarde anterior a la fecha de entrega o no preparaban un examen hasta el día antes? Por increíble que parezca muchas personas replican ese modelo en su vida laboral.

Por ejemplo, cuando nos aprueban un proyecto y establecemos un calendario ya tenemos una serie de trabajos y tareas importantes así como una serie de fechas.  La clave es no olvidarse de ese proyecto hasta el día previo a la entrega. Porque, si no vamos haciendo las tareas de forma programada en el tiempo, tendremos un montón de trabajo importante, urgente y prioritario debido a nuestra mala planificación. Por eso es muy útil y práctico dividir los proyectos (o encargos o como lo quieras llamar) en subtareas y asignar fechas a las subtareas. De este modo, no te acabará 'pillando el toro' ;P

Hay muchísimas aplicaciones para ayudarte a ser más productivo, desde la agenda de toda la vida a sofisticadas apps pasando por el Google Calendar y el socorrido Excel...

Si, como a mi, te va lo sencillo, esta plantilla impriminble de planning semanal puede ser más que suficiente. Es la que suelo utilizar yo misma: ¡haz clic aquí o en la imagen para descargarla!


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