Mini pack de plantillas corporativas que todo profesional debe manejar

Mini pack de plantillas corporativas que todo profesional debe manejar

Por pequeño que sea un negocio, aunque seas un freelance o una empresa de uno, hay una serie de documentos que debes tener estandarizados al máximo para ahorrar tiempo y optimizar recursos.

Cualquiera que sea tu actividad, estás vendiendo un producto o servicio y eso implica necesariamente emitir ciertas comunicaciones, como mínimo:
  • cartas o mensajes corporativos
  • presupuestos
  • facturas
Así que, como mínimo mínimo, deberías funcionar en tu negocio con tres plantillas para estos documentos corporativos:
  • plantilla de hoja corporativa
  • plantilla de presupuestos
  • plantilla de facturas
La plantilla de hoja corporativa: ¿Para qué sirve? ¿Realmente la necesito?
Tradicionalmente la hoja corporativa era una hoja que se utilizaba para enviar cartas y en la que estaba el membrete de la empresa (con el logo, el nombre, los datos de contacto)...
El pasado de papel de estas hojas no las ha hecho, sin embargo, pasar de moda y pienso que es uno de los documentos básicos que toda empresa, autónomo, freelance o emprendedor con un proyecto debe tener.
La hoja corporativa la podemos hacer más sencilla o más complicada según nuestras necesidades, pero la información básica que debería incluir es:
  • El logotipo o nombre de la empresa bien visible, para que nos reconozcan
  • Los datos de contacto. Y hay que entender los datos de contacto como lo que son: algo para contactar. Puede ser desde el tradicional teléfono y dirección postal hasta el usuario de Twitter o el número de Whatsapp que uses con fines profesionales.
 A nivel de diseño, como siempre, aconsejo utilizar la paleta de colores corporativos básicos.

Cómo hacer una plantilla de presupuestos que venda
¿Habías pensando alguna vez lo importante que es el presupuesto para formalizar la venta? Se supone que lo has hecho todo bien y has llegado a ese punto en que un cliente potencial contacta contigo y te pide un presupuesto por tal o cual servicio. ¡Genial!
Ahora el documento que envíes con tu presupuesto debe estar a la altura.
Por eso debes tener en cuenta dos cosas:
  • la comunicación
  • y el diseño
Y ambas cosas son igual de importantes.

En primer lugar, la comunicación. 
Con un presupuesto estás comunicando una oferta de servicios a cambio de un determinado precio. Por tanto deben estar súper claros ciertos puntos a nivel de comunicación de comprensión por parte de la persona que recibe ese presupuesto:
  • quién emite el presupuesto (tú o tu empresa, con tu nombre o logo) y los datos de contacto para aceptar el presupuesto
  • para quién lo emite, es decir, quién es el destinatario (persona de contacto, empresa etc.)
  • en qué fecha
  • qué validez tiene el presupuesto, es decir, cuál es el plazo de tiempo durante el que se mantiene la oferta
  • la descripción de los servicios y cuál es su coste 
 
A la hora de hacer un presupuesto recomiendo ser lo más exhaustivos y detallados posible. Es importantísimo explicarlo todo bien: los plazos de entrega, cómo se entrega el producto o servicio, cuándo se debe abonar el importe etc. Esto varía mucho de unos negocios y actividades a otros, pero te conviene dedicarle un tiempo y reflexionar bien sobre ello. ¡Te ahorrarás malos entendidos y problemas!

En segundo lugar, el diseño.
El diseño del presupuesto debe 'oler' a tu empresa. Con tus colores y tu estilo, para que a golpe de vista quien recibe el presupuesto identifique rápidamente de quién proviene.  
Piensa que fácilmente hayan pedido presupuesto a varios proveedores... ¡es tu oportunidad de destacar! 

Ejemplo para destacar. Si tu empresa tiene un lema creativo o slogan es importante incluirlo en documentos como la factura o el presupuesto para ayudar a diferenciarte de tu competencia.

Hoy día lo más habitual es enviar un presupuesto digital en pdf como archivo adjunto a un correo electrónico. Por eso debes cuidar muy mucho también la redacción y el diseño de ese email en el que envías el presupuesto.

Cómo debe ser la plantilla de facturas perfecta

No menos importante es el envío de la factura. El encargo ya ha sido realizado y el envío de la factura es un punto de contacto perfecto para dejar un recuerdo a la altura de tu trabajo.

Al igual que en el caso del presupuesto, cada vez más empresas apuestan por las facturas digitales (en pdf), sobre todo en el caso de emprendedores, pequeños artesanos y profesionales independientes.

Siempre recomiendo que haya una unidad de estilo de diseño y contenidos entre el presupuesto y la factura (así nos garantizamos una coherencia de imagen visual corporativa), así que estos dos documentos van de la mano.

Respecto a la factura, hay algunas consideraciones a tener en cuenta:
  • debe estar claro quién emite la factura, lo que en este caso incluye además del logo la razón social (NIF o CIF) por razones administrativas
  • Los datos fiscales de la otra empresa también deben constar claramente
  • La factura debe llevar tanto fecha como su correspondiente número de factura
  • Debemos hacer constar el desglose de los servicios / trabajos realizados y cuál es su coste, así como cuestiones como el IVA, la retención fiscal etc.
  • Hay que explicar bien el modo de pago (datos bancarios etc.)
Y ahora si que sí: aquí tienes el mini pack de plantillas corporativas que todo profesional debe manejar.

El mini pack incluye estos tres documentos: 
plantilla de hoja corporativa en Word
plantilla de presupuesto en Excel
plantilla de factura en Excel

Mi consejo es que los uses como guía y los modifiques bajo dos criterios básicos:
  • Primero, la información que es importante que esté en estos documentos. Como te decía antes, esto puede variar  mucho de un negocio a otro.
  • Segundo, el diseño debe adaptarse a tu imagen corporativa: los colores de tu logo, la fuente tipográfica que utilizas normalmente etc.

Hazte ahora con el mini pack de plantillas corporativas :)