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¿Me conviene externalizar las funciones de marketing de mi empresa?

Tienes una empresa o negocio. Y no llegas a todo. Ni puedes saber de todo. ¿Es el momento de subcontratar? ¿De sacar fuera, por ejemplo, las tareas de comunicación y marketing? Una de las dudas más frecuentes en autónomos y empresas es cuándo externalizar determinados tipos de servicios. Y los temas de comunicación y marketing son a menudo encargados fuera de la empresa, pero ¿cuáles son las ventajas? ¿Y los inconvenientes?

Como profesional de comunicación, por supuesto considero que todo lo relacionado con la comunicación tiene una gran relevancia en las empresas y sus resultados, por lo que a la pregunta de si conviene o no externalizar no encuentro una respuesta válida para todo el mundo. No, el café para todos, definitivamente no existe.

Tradicionalmente, las funciones de comunicación de una empresa se delegaban en algún personal con funciones administrativas. Y las de marketing, en el jefe de ventas. De hecho, aún hoy es muy frecuente que autónomos y pymes trabajen un poco a ciegas, sin los beneficios de contar con un plan de marketing y comunicación como mínimo a un año vista.

Evidentemente, no todas las empresas pueden contar en plantilla con un periodista, un diseñador etc. Quizás tampoco lo necesitan, o, en cualquier caso, no creen hacerlo.

Lo cierto es que la comunicación, el diseño y el marketing a menudo son disciplinas transversales que son olvidadas. 

¿Utilizas tarjetas de visita? ¿Tienes una página web? ¿Acudes a una feria? ¿Tienes un catálogo de productos? ¿Lanzas periódicamente ofertas comerciales? ¿Dispones de una presentación en Powerpoint de tu empresa o negocio? ¿Lanzas una newsletter?

Todas las empresas, en mayor o menor medida, tenemos este tipo de necesidades.

Y, créeme, que algo esté bien pensado, concebido, escrito y diseñado se nota.

A menudo, cuando he empezado a participar en un proyecto, con sólo implantar un poco de coherencia y diseño en la papelería corporativa y hacer modificaciones en los textos y las imágenes de la página web he conseguido que, en apenas unas semanas, la empresa o el proyecto diese una imagen totalmente distinta, más profesional y de calidad. Y eso el mercado lo valora. Por la misma razón que no estás dispuesto a pagar 50€ por una blusa en un mercadillo en la playa, pero sí en una tienda en el centro de la ciudad.

Externalizar el departamento de marketing y comunicación de mi empresa: sí, pero…

En general, todas las empresas tenemos necesidades recurrentes de comunicación y marketing. La periodicidad varía: hay para quien esta necesidad es continúa, aunque para la mayoría de negocios es algo más puntual en contadas ocasiones del año.

Entonces, ¿merece la pena contar con la colaboración de un buen profesional externo para la comunicación y el diseño?

¡Por supuesto! Pero sin perder el foco. Un profesional externo, es eso: externo. Puede ser un colaborador muy estrecho, pero no es un miembro al 100% de tu equipo ni de tu empresa. 

Eso significa que hay ciertas limitaciones:

  • No conoce la empresa a nivel interno con tanta intensidad
  • No siempre estará disponible para cuestiones inmediatas o urgentes
  • No suele disponer de la información necesaria para pensar a medio o largo plazo, sino que se limitará a trabajar a demanda (salvo que le pidas una consultoría o asesoría)

 ¿Qué quiero decir con esto? Que no deberías dejar la comunicación de tu empresa por entero en manos de un externo, sino que, desde el interior de la compañía, hay que ser proactivo.

Planificación: la fórmula ideal para trabajar con colaboradores externos en marketing, comunicación y diseño

En la época actual, la competencia es dura y la forma en que las empresas se comunican se ha sofisticado. Tenemos retos que hace veinte años ni nos planteábamos: las empresas tenemos que contar cosas, compartir en redes sociales, comunicarnos por email o video etc.

Considero que el liderazgo en materias de comunicación y marketing siempre debe estar dentro de la empresa. Si es posible, que se ocupe una persona que sepa de ello y no comparta estas tareas con otras, como la gestión de los recursos humanos o administración etc.

También es clave que la empresa trabaje con una mínima planificación en marketing y comunicación.

Por ejemplo, hay que prever determinadas acciones:

  • Si vamos a enviar una felicitación navideña
  • Si vamos a participar en una feria
  • Si vamos a lanzar promociones al año y en qué momentos (Black Friday, San Valentín, eventos sectoriales) y de qué manera

Éstos son sólo algunos ejemplos: dependiendo de la actividad y el tipo de empresa las necesidades cambian muchísimo y es importante analizarlas y organizarlas de modo ordenado.

Una vez determinadas estas necesidades, es mucho más fácil gestionarlas con un buen equipo de colaboradores externos.

Especialista en redacción o copy
¿Sabías que en las agencias de publicidad se trabaja tradicionalmente con equipos de dos personas, un diseñador y un copywriter? Redactar es muy importante. No me refiero sólo a escribir bien, sino también a encontrar las palabras y el tono adecuado en función de a quién nos dirigimos. Tanto para comunicación impresa como digital, necesitas un perfil que te ayude a optimizar los textos.
Algunos ejemplos de temas en los que te puede ayudar un redactor:

  • Mejorar tu página web y optimizar los textos para la conversión / venta
  • Escribir textos para tu blog corporativo
  • Escribir emails de venta o newsletters
  • Redactar los textos de un folleto o catálogo
  • Ayudarte con los textos de tu presentación corporativa o de ventas

Diseñadores
Y lo pongo en plural como el diseño se ha vuelto complejo y no siempre necesitas un único perfil de diseñador, sino que te pueden hacer falta varios. Por ejemplo:

  • Diseñador web para rediseñar o mejorar la página web corporativa
  • Diseñador web para hacer una landing page o página de ventas
  • Diseñador para folletos, flyers promocionales etc.
  • Diseñador para banners, infografías etc.
  • Diseñador de gran formato para stand de eventos, cartelería etc.
Ten en cuenta que NO todos los diseñadores son copywriters. Algunos profesionales sí que damos de forma unificada estos servicios para que sea más cómodo para ti, pero ten en cuenta este detalle: si el diseñador no es copy, te pedirá los textos finales a ti.

Gestor de redes sociales
Si tu empresa tiene presencia en redes sociales ya sabes que, sin duda, es un tema bastante absorvente. 

Además, hay que tener en cuenta que las personas cada vez usamos más las redes sociales como canal de atención al cliente o línea directa de comunicación con las empresas y marcas.

Por eso, considero que esta tarea, si se delega, debe gestionarse como una labor en equipo entre el profesional externo y alguien interno. Por ejemplo, puede haber consultas sobre promociones, productos o servicios. 

Por otro lado, el gestor de redes sociales o Community manager externo puede dar ese plus de vida a las redes compartiendo imágenes simpáticas, quotes etc.

Pero, ¡ojo! Como en todo, la presencia en redes sociales requiere tener una estrategia definida previamente…

¿Pensando en externalizar algunas tareas de marketing y comunicación de tu empresa? Ahora ya tienes más datos. Y, sobre todo, no lo mires como algo puramente económico. Una buena imagen corporativa, una buena página web, una buena estrategia en email tienen retorno. ¿Quieres que te cuente más cosas? Sólo tienes que invitarme a un café ;P

Soy marketera todoterreno con altos conocimientos en diseño gráfico y web y copywriting. Ayudo a empresas a comunicar mejor sus soluciones, servicios y productos, eventos, acciones de RSC o ideas.

Laura Sánchez | Marketingytal
Bilbao, Bizkaia

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